Notatka prasowa – jak wykorzystać ją w esporcie?

Działania wizerunkowe większości organizacji w Polsce ograniczają się tylko do tych w Social Media. Problem dotyczy nie tylko organizacji amatorskich, ale również czołowych polskich drużyn. Dziś w tekście o narzędziu, które pomaga w prowadzeniu komunikacji w mass mediach – notatce prasowej.

Nie wiem, czy to wynik ograniczonych zasobów, brak wiedzy lub ignorancja, ale działania wizerunkowe polskich drużyn esportowych pozostawiają wiele do życzenia. Tym, żeby wyczerpać ten temat, wskazać podstawowe błędy oraz proponowane rozwiązania zajmiemy się później. Dziś we wpisie o narzędziu do prowadzenia działań PR, którego polskie drużyny praktycznie nie wykorzystują. Inspiracją do napisania tekstu był jeden z wątków w facebookowej „Grupie Bez Nazwy”.

Czym jest notatka prasowa?

Zacznijmy od podstaw. Notatka prasowa to krótki tekst informacyjny, w którym przedstawiamy interesujący nas temat – w przypadku firm najczęściej związany z ich działalnością, osiągnięciami, wydarzeniami, itp. Notatka prasowa może posłużyć za inspirację dla dziennikarza lub może go też wyręczyć – dostarczyć wszystkie niezbędne informacje.

2. W jakim celu tworzy się informacje prasowe?

Notatki prasowe to element działań każdego PR managera. Służą do wspierania budowy wizerunku organizacji, zdobywania zasięgów (earned media/paid media). Notatki tworzy się po to, żeby dotarły i zainteresowały jak największą liczbę osób. Czy sama notka prasowa do tego wystarczy? Nie.

3. Media – element niezbędny

Każdy PRowiec powinien dbać o dobry kontakt z mediami. Budowanie bazy kontaktów do dziennikarzy i redakcji, to jeden z elementów pracy. Bo to właśnie w te miejsca trafiają przygotowane materiały i to właśnie siłę (i zasięgi) mediów wykorzystuję się, żeby realizować założoną strategię. Bez nich notatka, to tylko tekst zapisany w pliku.

4. Jak zwiększyć szanse na publikacje?

Dziennikarstwo to wymagający zawód. Tworzenie aktualnych treści, ciągłe trzymanie ręki na pulsie i szybki reakcje na pojawiające się trendy, kluczowe wydarzenia. Tysiące tematów, o których można napisać w połączeniu z ograniczonym czasem sprawia, że dziennikarz skupia się tylko na najistotniejszych z nich. Dlatego notatka prasowa powinna być napisana tak, żeby:

a) pokazać istotność tematu i przekonać dziennikarza do napisania tekstu

lub

b) wyręczyć dziennikarza z konieczności tworzenia tekstu i ograniczyć jego rolę tylko do jej publikacji.

5. Jak powinna być zbudowana notatka prasowa?

Dobra notatka powinna realizować wymienione wyżej założenia. Zarówno sygnalizować dziennikarzowi istotne tematy, jak i w razie potrzeby wyręczać go z konieczności pisania tekstu. W tym celu notatka powinna dokładnie wyczerpywać temat i odpowiadać na pytania: kto, co?, gdzie?, kiedy?, dlaczego?
Odpowiadać na te pytania powinien lead – akapit wprowadzający, który znajduje się pod tytułem, a przed dalszą, mniej istotną częścią tekstu. Lead, to fragment tekstu, który ma pomóc przykuć uwagę czytającego. Jeżeli to się nie uda szansa, że do czyta tekst do końca maleje. Lead notatki prasowej nie powinien być za długi. Dwa – maksymalnie 4 – krótkie, ale konkretne zdania.

W kolejnych akapitach można pozwolić sobie na rozwinięcie głównego wątku lub wprowadzenie wątków pobocznych. Należy tylko pamiętać o tym, że notatka prasowa nie jest reklamą, więc nie powinny znaleźć się tam treści reklamowe, a fakty, konkretne i wartościowe dla czytającego informacje pozbawione subiektywnych opinii.

To, o czym nie powinno się zapomnieć, to poprawność stylistyczna i językowa. Błędy ortograficzne są niedopuszczalne. W przypadku problemów ze stylistyką warto skonsultować tekst ze specjalistą, który pomoże nadać mu odpowiedni charakter.

Warto także ułatwić pracę dziennikarzowi i na końcu tekstu zamieścić odnośniki do przydatnych materiałów rozwijających temat, a także dane do kontaktu w przypadku pytań.

6. Ułatw pracę dziennikarzowi

Sam tekst to nie wszystko. Tworząc notatkę prasową zadbaj także o dodatkowe materiały. Wymieniona wyżej lista odnośników to dobry pomysł. Możesz także zamieścić materiały graficzne w kilku, dostosowanych do różnych kanałów wymiarach. Zdjęcia, logotypy, materiały firmowe – wszystko to ułatwia pracę i ogranicza czas potrzebny na zamieszczenie informacji. Wśród załączników może znaleźć się też krótki plik z tekstem “O nas”, z którego dziennikarz będzie mógł dowiedzieć się więcej na temat Twojego projektu.

Notatki prasowe to jedno z narzędzi PR, które warto uwzględnić w strategii wizerunkowej marki. Odpowiednio przygotowane pomagają dotrzeć do szerokiego grona odbiorców z informacjami, na których nam zależy. Nie byłoby to możliwe bez udziału redaktorów. By zwiększyć swoje szanse należy zadbać więc o dobre relacje z dziennikarzami. Rozbudowana baza kontaktów, śledzenie tematów, które mogą zainteresować danego twórcę, dostarczanie mu kompletnych, gotowych do użycia treści – wszystkie te elementy zwiększają szanse na sukces i publikację informacji w mediach.