Jak napisać notatkę prasową? Krótki poradnik i przykład notatki

Notatka prasowa to jedno z podstawowych narzędzi pracy PRowca. W kilku zdaniach jest on w stanie przekazać istotne – z punktu widzenia marki i czytelników – informacje. Jak napisać notatkę prasową? Dziś tekst, który Wam w tym pomoże. 

Temat notatki prasowej właściwie zapoczątkował działanie Esport Makers. Jeden z pierwszych tekstów, który pojawił się na stronie dotyczył właśnie tego jak napisać notatkę prasową. Wtedy jednak skupiłem się przede wszystkim na tym, jak wykorzystać ją w esporcie. Wiem, że tekst zainspirował sporo ludzi. Na przestrzeni czasu, który minął od publikacji, coraz więcej organizacji wprowadzało notatki prasowe do arsenału swoich narzędzi wizerunkowych. 

I o ile to, że coraz więcej informacji prasowych ląduje w skrzynkach redaktorów – w tym również w mojej – mnie cieszy, tak nadal sporo z nich pozostawia wiele do życzenia. Postanowiłem więc wrócić do tematu i nieco go rozwinąć. Jak napisać notatkę prasową? Postaram się dokładnie odpowiedzieć na to pytanie w tekście.

Kilka podstaw

Jak napisać notatkę prasową? Wróćmy na chwilę do podstaw. Przede wszystkim musisz pamiętać, że informacja prasowa to krótki tekst przedstawiający interesujący nas temat, którym chcielibyśmy zainspirować dziennikarza do publikacji artykułu. 

Narzędzie przydaje się w działaniach PR, ale nie musisz być PR managerem, żeby pisać notatki prasowe dla swojej marki. Wystarczy pamiętać tylko o kilku zasadach – tekst powinien być zwięzły i obiektywny, a informacje istotne z punktu widzenia dziennikarza i czytelników.

Dobre notatki prasowe odpowiadają na cztery podstawowe pytania – kto, co?, gdzie?, kiedy? i dlaczego? Co ważne – mają też charakterystyczną strukturę informacji – te najistotniejsze podaje się pierwsze, a mniej ważne w kolejnych akapitach. 

Nie można zapomnieć też o zasadach języka polskiego. Tekst musi być poprawny gramatycznie, stylistycznie i bez błędów ortograficznych. 

1. Przygotowania

Jeżeli zastanawiasz się jak napisać notatkę prasową, to musisz pamiętać, że nie zrobisz tego z biegu. Zanim siądziesz do tworzenia treści poświęć chwilę na przygotowania. Zbierz wszystkie informacje, które chcesz w niej umieścić. Stwórz z nich listę i postaraj się nadać priorytet każdej z nich z perspektywy marki, którą reprezentujesz i odbiorców informacji. Ja najczęściej stosuję skalę “musi być / ważne / można wyrzucić”. Pozwala mi to już na wstępie odrzucić te, które nie są niezbędne w tekście. 

Gdy to zrobisz pozbądź się informacji, które nie są istotne dla marki, ani dla czytelników. To niepotrzebny szum, który może wpłynąć na ogólny przekaz. Z pozostałych wybierz tę najważniejszą. To ona powinna być głównym przesłaniem pisanej notatki. 

2. Materiały uzupełniające

Przed przystąpieniem do tworzenia informacji prasowej warto zadbać również o materiały uzupełniające – wypowiedzi ważnych dla danego zdarzenia osób (np. właściciela firmy), linki do dodatkowych źródeł, materiały graficzne, dane liczbowe, itp. Dodatkowe materiały mogą podnieść wartość merytoryczną tekstu. 

3. Pisanie notatki prasowej

Ustrukturyzowane informacje i materiały uzupełniające zebrane? Pora napisać notatkę prasową. Wbrew pozorom nie jest to nic trudnego – wystarczy pamiętać o podstawowych założeniach, pisać zwięźle i rzeczowo oraz unikać subiektywnych opinii. 

Tytułem wstępu, czyli kilka słów o leadzie

Pisanie informacji prasowej powinniśmy rozpoczynać od wstępu, czyli tzw. leadu. To w nim w pierwszej kolejności powinna znaleźć się odpowiedź na wymienione wcześniej pytania. Lead musi być krótki i czytelny. 2 – 4 zdania wstępu mają zaszczepić zalążek informacji, zainteresować i skłonić czytelnika do zapoznania się z całością tekstu.

Z tyłu głowy warto mieć też tytuł notatki. Dlaczego z tyłu, skoro to on jest pierwszym elementem informacji prasowej? Powód jest prosty – tytuł najlepiej stworzyć w oparciu o cały tekst. To nam ułatwi uchwycenia sedna w jednym zdaniu.

Rozwinięcie tematu

Kolejne akapity to miejsce, w którym możemy rozwinąć główną informację. Przydać mogą się nam do tego zebrane wcześniej materiały uzupełniające. Jest tutaj miejsce np. na umieszczenie wypowiedzi, albo zaprezentowanie konkretnych danych. Zamiast rozwinięcia głównego przesłania notatki prasowej możemy też wprowadzić wątki poboczne – czyli informacje, których priorytet nie był wysoki, ale warto, żeby znalazły się w tekście. 

Niezależnie od tego, którą opcję wybierzemy musimy pamiętać, żeby nie przesadzić z długością ani ilością informacji. Nie tylko lead powinien być zwięzły. Cała notatka również nie powinna być zbyt długa, bo nikt nie doczyta jej do końca. Jeśli to możliwe, to objętość naszej notatki warto ograniczyć do maksymalnie 1 strony A4.

Zakończenie notatki prasowej

Ostatni element, który powinien znaleźć się w notatce prasowej zawiera informacje kontaktowe i ewentualne odnośniki do źródeł. Warto ułatwić pracę dziennikarzom, których zainteresujemy naszym tematem. Podanie im ich “na tacy” z pewnością zostanie docenione. 

Notatka prasowa – przykład

Poradnik nie byłby pełen bez przykładu. Mógłbym napisać notatkę prasową od podstaw, ale jestem zwolennikiem działania na “żywym organizmie”. Za przykład posłuży notatka prasowa, którą napisałem w związku z ogłoszeniem nowej dywizji Warriors Team w grudniu 2019 roku. 

Tytuł i lead: 

Mistrzowie świata w nowej dywizji Warriors Team!

NETopery (wcześniej Izako Boars), czyli aktualni mistrzowie świata w ZULA zostali pozyskani przez Warriors Team – organizację reprezentującą polskiego producenta foteli gamingowych Warrior Chairs.

Rozwinięcie:

Pozyskanie drużyny przez Warrior Chairs to efekt obserwacji trwających wiele miesięcy. Jak zdradzają przedstawiciele firmy – pierwsza myśl o otworzeniu dywizji w ZULA pojawiła się już w momencie rozwiązania kontraktów z zawodnikami przez Izako Boars. Pomimo mniejszej popularności tytułu w Polsce zawodnicy NETopery wyróżniali się na tle konkurentów wygrywając każde możliwe zawody. W tym roku poza zwycięstwem na mistrzostwach świata wygrali także ZEPL PRO LEAGUE. Drużyna będzie miała także okazję powalczyć o obronę zdobytego tytułu ponieważ zapewniła sobie awans na kolejne mistrzostwa świata (ZWC), które odbędą się w Turcji. 

Wypowiedzi (materiały dodatkowe)

“Dołączenie do Warriors Team to nowy rozdział w naszej karierze. Cieszymy się, że na rynku nadal jest zainteresowanie grą, której się poświęciliśmy.  Mogę zagwarantować, iż damy z siebie wszystko i udowodnimy, że jesteśmy prawdziwymi Wojownikami” – powiedział Bartosz Lewandowski, członek nowej dywizji.

Nie inaczej do dywizji ZULA podchodzi Tomasz Białobłocki, współwłaściciel Warrior Charis – “Jestem podekscytowany faktem, że możemy pochwalić się kolejną drużyną złożoną z młodych zawodników, która dołączyła do naszej organizacji. To, że są oni obecnie mistrzami świata jest nie tylko powodem do dumy, ale pozwala nam pozytywnie patrzeć w przyszłość. Nasze zaangażowanie w esport przekłada się również na nasz biznes. Projekt Warriors Team daje nam niesamowite możliwości głębszego poznania środowiska esportowego. Pozwala nam się też zbliżyć do zawodników i innych osób związanych z tym otoczeniem. Ma to bezpośrednie przełożenie na zrozumienie ich potrzeb, a co za tym idzie pozwala to nam na jeszcze lepsze dopasowanie naszej oferty produktowej do wymagań rynku. Fakt, iż postanowiliśmy wspierać młode talenty i kobiety w esporcie być może nie daje nam takiego efektu jak np. pozyskanie znanej drużyny, ale jest to świadoma decyzja, którą podjęliśmy stawiając na inwestycje w rozwój esportu.”

Efekty widać gołym okiem. Choć organizacja rozpoczęła swoją działalność na początku 2019 roku, to już zdążyła zaznaczyć swoją pozycję na polskiej scenie esportowej. Kluczowe założenia takie jak wspieranie młodych talentów oraz kobiet zaowocowały utworzeniem dwóch dywizji CS:GO. Męski skład w ostatnich tygodniach zwyciężył dwa ogólnopolskie turnieje: Light Cup 2019 i LOTTO Mistrzostwa Warmii i Mazur w esporcie. Kobiecy, po udanym sezonie może pochwalić się m. in. zwycięstwem w turnieju #PACTit Challenge na PGA oraz awansem do finałów ESL Mistrzostwa Kobiet, na którym zajął ostatecznie 3-4 miejsce.

Informacje dodatkowe (mniej istotne)

Swój udział w całym przedsięwzięciu, którego wynikiem jest pozyskanie drużyny ZULA ma również Marcin “Padre” Kurzawski znany z organizacji Actina PACT. Jak mówi – “Nie jest żadną tajemnicą, iż pomagam firmie Warrior Chairs w rozwoju projektu. Bliski jest mi przede wszystkim kobiecy skład CS:GO, bo od ponad dwóch lat – wbrew przeciwnościom i ogólnej opinii, że nie ma to sensu – robię wszystko, by wspierać rozwój kobiecego esportu w Polsce. Jeżeli chodzi o ZULA, to tak, być może jest to mniej znana gra, ale widzę w niej ogromny potencjał, jak i w zespole, który dołączył do Warriors Team. Już kilka miesięcy temu zasugerowałem, że warto go pozyskać i niezwykle się cieszę, że w końcu się udało”

Drużyna mistrzów świata ZULA aktualnie bierze udział w jesiennym splicie PRO LEAGUE mając na koncie same zwycięstwa i pozycję lidera. Zapewniła sobie również awans – jako jedna z dwóch drużyn w europejskich eliminacjach – do kolejnych mistrzostw świata, gdzie postara się obronić zdobyty tytuł. 

Co niespotykane, to fakt, iż drużyna rozpoczęła również intensywne treningi w inną grę. Za cel stawia sobie zdobycie tytułu Mistrza Polski w najbliższej połowie roku. Może się więc okazać, że dywizja Warriors Team w ZULA będzie mogła się pochwalić nie tylko tytułem Mistrza Świata ZULA, ale i tytułem Mistrza Polski w innej grze. Jakiej? To się wkrótce okaże. 

Jakie były efekty? 

Przykład notatki prasowej, który widzicie powyżej nie jest idealny. Z uwagi na szczegóły zlecenia i dużą ilość informacji, z których nie można było zrezygnować jej objętość wychodzi poza zalecaną stronę A4. W samej notatce brakuje również odnośników do materiałów uzupełniających – te zakładam, że pojawiły się w wiadomościach e-mail wysłanych do redakcji. 

Najważniejszym pytaniem pozostaje jednak to, czy notatka prasowa, której przykład macie powyżej była skuteczna? Oceńcie sami.

Informacja pojawiła się w czołowych mediach esportowych w Polsce: 

• https://esportmania.pl/inne/mistrzowie-swiata-zula-dolaczaja-do-warriors-team/l1pdgwq
• https://cybersport.pl/234227/warriors-team-kontraktuje-mistrzow-swiata/
• https://esportnow.pl/zula-5on5/mistrzowie-swiata-zasilaja-szeregi-warriors-team/
• https://eweszlo.pl/mistrzowie_swiata_w_warriors_teamie_wojownicy_z_druzyna_zula/